Vanuit de kerkrentmeesters van beide wijkgemeentes hebben we voor twee projecten jullie hulp nodig:
‘Handboek soldaat’
Onze kerk is een organisatie waarin veel handen veel werk verzetten. En net als in elke organisatie gebeurt dat aan de hand van processen en procedures die in ons geval echt wel op veel plekken zijn vastgelegd, maar vaak ook wel in de bovenkamers van de betrokken ambtsdragers, vrijwilligers en andere betrokken gemeenteleden zijn opgeslagen (‘het zit in het hoofd van degene die dit vaak al jaren doet’). Daar willen we graag verandering in brengen door eigenlijk alle relevante processen en procedures in kaart te brengen en op één centrale plek vast te leggen. Dit helpt ons nu, maar zeker ook alle toekomstige ambtsdragers en vrijwilligers om snel overzicht te krijgen bij hoe de zaken lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld van aan het inzamelen, tellen, afstorten en administreren van de collectegelden, aan de organisatie van de kerkbalans, hoe het proces omtrent goedkeuring en betaling van facturen verloopt, etc.
Heb jij affiniteit met het in kaart brengen én eventueel optimaliseren van deze processen en procedures, heb je hier ervaring mee omdat dit jouw dagelijkse werk of ben je bezig met je opleiding BE/AC én wil je ons hiermee helpen……stuur dan even een mailtje aan Martin Hop mhop@alfa.nl
Centrale opslag van documenten
Tja, dan hebben we zo meteen alle processen en procedures in een centraal handboek opgenomen, maar waar slaan we die dan op, zodat iedereen er ook bij kan en zodat bij aanpassingen iedereen ook over de juiste versie beschikt? En dat geldt niet alleen voor dit handboek, maar gewoon voor heel veel permanente- en werkdocumenten die nu op veel verschillende plekken worden opgeslagen (Vaak is de mailbox waarschijnlijk het grootste archief) . Dat moet anders, niet alleen omdat dat handig is, maar ook omdat dat AVG technisch veel beter beheersbaar is en overdracht makkelijker is bij nieuwe ambtsdragers en vrijwilligers. We zoeken dus iemand die ons hierbij kan helpen, in het uitdenken en opzetten van een passende manier van centrale opslag en beheer van documenten en adviseren over een passende manier van werken die daarbij hoort.
Heb jij hier kennis/ervaring in en goede ideeën over en wil je ons hierbij helpen, laat dan van je horen. Ook hiervoor mag je je weer melden bij Martin Hop met hetzelfde mailadres.
Namens de Kerkrentmeesters,
Martin Hop